La création d’une Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU) pour exercer une activité de Véhicule de Transport avec Chauffeur (VTC) nécessite de respecter un ensemble d’obligations légales et réglementaires complexes. Cette forme juridique, de plus en plus prisée par les entrepreneurs du secteur du transport de personnes, offre une flexibilité considérable tout en imposant des contraintes spécifiques qu’il convient de maîtriser parfaitement. Le choix de la SASU permet notamment de bénéficier d’une responsabilité limitée et d’une protection sociale avantageuse, mais implique également de respecter des formalités administratives strictes et des obligations comptables particulièrement rigoureuses.
Statuts juridiques SASU : procédure d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés
La création d’une SASU VTC débute par l’accomplissement de formalités juridiques essentielles qui déterminent l’existence légale de la société. Cette étape fondamentale nécessite une attention particulière aux détails et une compréhension approfondie des exigences réglementaires en vigueur.
Rédaction des statuts constitutifs et clause d’objet social VTC
Les statuts constitutifs représentent l’acte fondateur de votre SASU VTC et doivent faire l’objet d’une rédaction minutieuse. L’objet social doit être défini avec précision pour englober toutes les activités liées au transport de personnes que vous envisagez d’exercer. Une formulation trop restrictive pourrait limiter vos possibilités de développement, tandis qu’une définition trop large risquerait de créer des difficultés lors des contrôles administratifs.
La clause d’objet social doit mentionner explicitement « le transport de personnes au moyen de véhicules de tourisme avec chauffeur » et peut inclure des activités connexes comme la location de véhicules avec chauffeur ou les services de conciergerie. Il est recommandé d’ajouter une clause générale permettant d’exercer toute activité se rapportant directement ou indirectement à l’objet principal, sous réserve du respect de la réglementation applicable.
Capital social minimum et modalités de libération des apports
Contrairement à d’autres formes juridiques, la SASU ne requiert aucun capital social minimum légal. Cependant, pour une activité VTC, il est fortement conseillé de prévoir un capital suffisant pour faire face aux premiers investissements nécessaires, notamment l’acquisition ou la location du véhicule. Un capital symbolique d’un euro peut nuire à la crédibilité de votre entreprise auprès des partenaires financiers et commerciaux.
Les apports peuvent être constitués en numéraire, en nature ou en industrie. Pour une SASU VTC, les apports en nature sont fréquents, notamment lorsque l’entrepreneur apporte un véhicule à la société. Dans ce cas, le recours à un commissaire aux apports devient obligatoire si la valeur de l’apport dépasse 30 000 euros ou représente plus de la moitié du capital social.
Nomination du président de SASU et pouvoirs de représentation légale
Le président de la SASU assume la représentation légale de la société et dispose de tous les pouvoirs pour agir en son nom. Cette fonction peut être exercée par l’associé unique lui-même ou par un tiers. Dans le contexte d’une activité VTC, le président doit impérativement détenir la carte professionnelle de chauffeur VTC pour pouvoir exercer personnellement l’activité de transport.
Les statuts doivent préciser l’étendue des pouvoirs du président, ses modalités de nomination et de révocation, ainsi que sa rémunération éventuelle. Il est essentiel de prévoir les conditions dans lesquelles le président peut engager la société, notamment pour les actes dépassant un certain montant ou sortant de l’objet social habituel.
Dépôt au greffe du tribunal de commerce et obtention du kbis
Une fois les statuts rédigés et signés, le capital déposé et les formalités de publicité accomplies, le dossier d’immatriculation doit être déposé au greffe du tribunal de commerce. Ce dossier comprend notamment les statuts, l’attestation de dépôt des fonds, la déclaration de non-condamnation du dirigeant et l’attestation de parution dans un journal d’annonces légales.
L’obtention de l’extrait Kbis marque la naissance officielle de votre SASU VTC et vous permet de commencer les démarches spécifiques au secteur du transport. Ce document constitue la « carte d’identité » de votre société et sera requis pour toutes vos démarches administratives ultérieures, notamment l’inscription au registre des VTC.
Autorisation de transport de personnes : licence VTC et carte professionnelle
L’exercice de l’activité VTC est strictement réglementé et nécessite l’obtention d’autorisations spécifiques délivrées par les autorités compétentes. Ces obligations visent à garantir la sécurité des passagers et la qualité du service proposé.
Obtention de la licence VTC auprès de la préfecture territoriale
La licence VTC constitue l’autorisation administrative permettant d’exploiter un véhicule de transport avec chauffeur. Cette licence est délivrée par la préfecture du département où est établi le siège social de votre SASU. La demande doit être accompagnée de nombreuses pièces justificatives, notamment l’extrait Kbis de moins de trois mois, l’attestation d’assurance professionnelle et la justification de la capacité financière.
La capacité financière requise s’élève à 1 500 euros par véhicule exploité. Cette somme peut être constituée par des fonds propres, une garantie bancaire ou une assurance garantie. L’administration vérifie également l’honorabilité professionnelle du demandeur et l’absence de condamnations incompatibles avec l’exercice de la profession.
Formation PSC1 et examen théorique capacité transport de personnes
Avant de pouvoir solliciter une carte professionnelle VTC, vous devez réussir un examen organisé par les chambres de métiers et de l’artisanat. Cet examen comprend une épreuve théorique portant sur la réglementation du transport, la sécurité routière, la gestion d’entreprise et la connaissance du français et de l’anglais. Une épreuve pratique évalue vos compétences de conduite et votre capacité à accueillir la clientèle.
La formation PSC1 (Prévention et Secours Civiques de niveau 1) n’est plus obligatoire depuis 2017, mais reste fortement recommandée. Cette formation aux premiers secours peut constituer un avantage concurrentiel et rassurer vos clients sur votre professionnalisme et votre préparation aux situations d’urgence.
Inscription au registre VTC et attribution du numéro d’identification unique
L’inscription au registre national des VTC est une obligation légale pour tous les exploitants. Cette démarche s’effectue en ligne sur le site dédié du ministère chargé des transports. Vous devez fournir votre extrait Kbis, votre carte professionnelle, l’attestation d’assurance et la carte grise du véhicule utilisé.
Une fois l’inscription validée, vous recevez un numéro d’identification unique qui doit figurer sur tous vos documents commerciaux et justificatifs de transport. Ce numéro permet aux autorités de contrôle de vérifier rapidement la régularité de votre situation administrative.
L’inscription au registre VTC doit être renouvelée tous les cinq ans et toute modification de votre situation doit être déclarée dans un délai de 30 jours.
Renouvellement quinquennal de la carte professionnelle VTC
La carte professionnelle VTC a une durée de validité de cinq ans. Son renouvellement nécessite de suivre une formation continue de quatorze heures dispensée par un organisme agréé. Cette formation porte sur l’évolution de la réglementation, les nouvelles technologies et les bonnes pratiques professionnelles.
Il est conseillé d’entamer les démarches de renouvellement au moins trois mois avant l’expiration de votre carte. Un retard dans cette procédure vous exposerait à une suspension temporaire de votre autorisation d’exercer, avec des conséquences importantes sur votre chiffre d’affaires.
Réglementation fiscale SASU VTC : TVA et impôt sur les sociétés
Le régime fiscal d’une SASU VTC présente des spécificités qu’il convient de maîtriser pour optimiser votre situation fiscale et respecter vos obligations déclaratives. La nature de votre activité et le montant de votre chiffre d’affaires déterminent les régimes applicables et les échéances à respecter.
En matière de TVA, votre SASU peut bénéficier du régime de franchise si son chiffre d’affaires n’excède pas 36 800 euros HT pour les prestations de services. Au-delà de ce seuil, vous relevez du régime réel simplifié ou normal selon l’importance de votre activité. L’assujettissement à la TVA présente l’avantage de permettre la déduction de la TVA sur vos achats professionnels, notamment l’acquisition ou la location de votre véhicule.
Concernant l’impôt sur les sociétés, votre SASU bénéficie du taux réduit de 15% sur les premiers 42 500 euros de bénéfice, sous réserve de respecter certaines conditions relatives au chiffre d’affaires et à la détention du capital. Au-delà de ce montant, le taux normal de 25% s’applique. Vous pouvez également opter pour le régime fiscal des sociétés de personnes pendant les cinq premiers exercices, permettant une imposition directe des bénéfices à l’impôt sur le revenu.
La gestion de la fiscalité d’une SASU VTC nécessite une attention particulière aux dépenses déductibles. Les frais de carburant, d’entretien du véhicule, d’assurance et de formation professionnelle constituent autant de charges déductibles qui permettent de réduire votre résultat imposable. Il est essentiel de conserver tous les justificatifs et de s’assurer que ces dépenses sont bien liées à l’exercice de votre activité professionnelle.
Assurances obligatoires transport de voyageurs et responsabilité civile professionnelle
L’activité de transport de personnes expose votre SASU VTC à des risques importants qui nécessitent une couverture d’assurance adaptée et obligatoire. Le défaut d’assurance constitue un délit passible d’amendes importantes et de la suspension de votre autorisation d’exercer.
L’assurance responsabilité civile professionnelle couvre les dommages que vous pourriez causer à vos clients ou aux tiers dans l’exercice de votre activité. Cette assurance doit inclure la garantie de transport de personnes à titre onéreux et prévoir une couverture suffisante au regard des risques encourus. Le montant minimal de garantie recommandé s’élève généralement à plusieurs millions d’euros par sinistre.
L’assurance du véhicule doit également être adaptée à un usage professionnel intensif. Une police d’assurance automobile classique ne couvre pas les activités commerciales de transport. Vous devez souscrire une assurance spécifique mentionnant expressément l’usage VTC de votre véhicule. Cette assurance doit couvrir les dommages matériels et corporels, y compris ceux subis par vos passagers.
Au-delà des assurances obligatoires, il est fortement recommandé de souscrire des garanties complémentaires. L’assurance protection juridique vous aide à faire face aux litiges éventuels avec vos clients ou les autorités. L’assurance perte d’exploitation compense la baisse de chiffre d’affaires en cas d’immobilisation de votre véhicule suite à un sinistre. Ces garanties facultatives représentent un investissement judicieux pour sécuriser votre activité.
Le coût des assurances représente généralement entre 8 et 12% du chiffre d’affaires d’un chauffeur VTC, mais constitue un investissement indispensable pour exercer en toute sérénité.
Obligations comptables SASU : tenue des livres et déclarations périodiques
La SASU VTC est soumise aux obligations comptables des sociétés commerciales, ce qui implique une tenue de comptabilité rigoureuse et la production de documents comptables annuels. Ces obligations, plus lourdes que celles d’un entrepreneur individuel, nécessitent souvent le recours à un expert-comptable spécialisé.
Plan comptable général et journal des recettes VTC
Votre SASU doit tenir une comptabilité conforme au plan comptable général, avec l’enregistrement chronologique de toutes les opérations dans un livre-journal. Pour une activité VTC, cela implique de comptabiliser quotidiennement les recettes de transport, les frais de carburant, les charges d’entretien du véhicule et toutes les autres opérations liées à votre exploitation.
Le journal des recettes doit être particulièrement détaillé pour une activité VTC. Chaque course doit être enregistrée avec sa date, son montant, le nom du client et le numéro de facture correspondant. Cette traçabilité est essentielle lors des contrôles fiscaux et permet de justifier votre chiffre d’affaires déclaré. L’utilisation d’un logiciel de gestion spécialisé facilite cette tenue quotidienne et limite les risques d’erreur.
Bilan annuel et compte de résultat SASU
Votre SASU doit établir annuellement un bilan, un compte de résultat et une annexe comptable. Ces documents synthétisent la situation financière de votre société et doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce dans les six mois suivant la clôture de l’exercice. Le bilan présente l’actif et le passif de votre société à la date de clôture, tandis que le compte de résultat retrace les produits et charges de l’exercice écoulé.
Pour une SASU VTC, le compte de résultat fait apparaître spécifiquement le chiffre d’affaires de transport, les charges de carburant, d’entretien, d’assurance et d’amortissement du véhicule. L’analyse
de ces ratios permet d’évaluer la rentabilité de votre activité et d’identifier les postes de charges les plus importants pour optimiser votre gestion.
L’annexe comptable complète l’information fournie par le bilan et le compte de résultat. Elle détaille les méthodes comptables utilisées, les amortissements pratiqués et les engagements hors bilan. Pour une SASU VTC, l’annexe doit mentionner la durée d’amortissement retenue pour le véhicule, généralement comprise entre 4 et 5 ans selon son usage professionnel intensif.
Déclaration sociale nominative et charges patronales URSSAF
En tant que président de SASU, vous bénéficiez du statut d’assimilé salarié lorsque vous percevez une rémunération. Cette situation vous soumet aux obligations de déclaration sociale nominative (DSN) auprès de l’URSSAF. La DSN remplace depuis 2017 l’ensemble des déclarations sociales et doit être transmise mensuellement, même en l’absence de rémunération.
Les charges patronales représentent environ 42% de la rémunération brute versée au président. Ces charges comprennent les cotisations de sécurité sociale, les contributions FNAL et transport, ainsi que la taxe d’apprentissage et la contribution à la formation professionnelle. Le calcul et le versement de ces charges nécessitent une vigilance particulière pour éviter les pénalités de retard.
Si vous ne vous versez aucune rémunération, votre SASU reste soumise à certaines cotisations forfaitaires minimales. La cotisation foncière des entreprises (CFE) constitue la principale charge fixe, calculée sur la valeur locative des biens immobiliers utilisés par votre société. Cette cotisation peut bénéficier d’une exonération la première année d’activité sur demande expresse.
La gestion des obligations sociales d’une SASU VTC nécessite une planification rigoureuse des déclarations et des paiements pour éviter les redressements et maintenir une situation sociale régulière.
Réglementation spécifique VTC : conditions d’exercice et sanctions administratives
L’activité VTC est encadrée par des règles strictes qui s’appliquent au quotidien de votre exploitation. Le non-respect de ces obligations expose votre SASU à des sanctions administratives pouvant aller jusqu’à la suspension de votre autorisation d’exercer. La connaissance parfaite de ces règles constitue un préalable indispensable à l’exercice serein de votre activité.
La réservation préalable constitue le principe fondamental du transport VTC. Contrairement aux taxis, vous ne pouvez pas prendre en charge des clients qui vous hèlent dans la rue ou stationner sur la voie publique en attente de clientèle. Chaque course doit faire l’objet d’une réservation documentée, avec émission d’un justificatif comportant les informations obligatoires : nom du client, heure de réservation, lieu de prise en charge et tarif convenu.
Le véhicule utilisé pour l’activité VTC doit respecter des caractéristiques techniques précises. Il doit disposer de 4 à 9 places conducteur compris, mesurer au moins 4,50 mètres de longueur et 1,70 mètre de largeur, et développer une puissance minimale de 84 kilowatts. L’âge maximum autorisé est fixé à 6 ans pour les véhicules standards, cette limite étant portée à 7 ans pour les véhicules de collection ou de luxe.
Les obligations de signalétique imposent l’affichage visible de votre carte professionnelle et de la vignette d’identification VTC. Cette vignette, délivrée lors de votre inscription au registre, doit être apposée de manière permanente sur le pare-brise avant et arrière de votre véhicule. Le défaut d’affichage de ces éléments constitue une infraction passible d’une amende de 1 500 euros.
Le contrôle technique annuel représente une obligation spécifique aux véhicules VTC, plus contraignante que le contrôle biennal applicable aux véhicules particuliers. Ce contrôle renforcé vérifie l’état mécanique, les équipements de sécurité et la conformité aux normes antipollution. La présentation d’un véhicule défaillant au contrôle technique peut entraîner une immobilisation administrative jusqu’à la mise en conformité.
Les sanctions administratives en cas de manquement aux obligations VTC sont particulièrement sévères. L’exercice sans autorisation expose à une amende de 15 000 euros et un an d’emprisonnement, assortis de la confiscation du véhicule. Les infractions mineures, comme le défaut de justificatif de réservation, sont sanctionnées par des amendes de 1 500 euros. La récidive peut conduire au retrait temporaire ou définitif de votre autorisation d’exercer.
La réglementation VTC évolue régulièrement et nécessite une veille juridique constante pour maintenir votre conformité et préserver la pérennité de votre SASU VTC.
La formation continue obligatoire tous les cinq ans vise à maintenir votre niveau de compétence et à vous informer des évolutions réglementaires. Cette formation de 14 heures porte sur la sécurité routière, l’accueil clientèle, la gestion d’entreprise et les nouvelles technologies. Le certificat de formation continue conditionne le renouvellement de votre carte professionnelle et doit être conservé précieusement dans vos archives.
L’évolution vers des véhicules moins polluants constitue un enjeu majeur pour l’avenir de la profession VTC. De nombreuses collectivités imposent des restrictions de circulation aux véhicules les plus anciens, particulièrement dans les zones à faibles émissions mobilité (ZFE-m). L’anticipation de ces évolutions réglementaires doit guider vos choix d’investissement pour maintenir votre capacité opérationnelle sur l’ensemble du territoire.