Comment gérer la conversion de devises pour les frais professionnels à l’étranger ?

échange de devises

Les voyages professionnels occupent une part non négligeable dans le fonctionnement de toute entreprise qui veut être compétitive à notre ère. Ces voyages permettent notamment d’approcher des clients étrangers et de nouer de bons partenariats d’affaires. Cependant, ces déplacements comportent une difficulté majeure : comment gérer la conversion de devises pour les frais professionnels à l’étranger ? Découvrez ici la démarche à suivre.

Anticiper certaines dépenses

La première chose à faire pour bien gérer la conversion de devises pour les frais professionnels à l’occasion de vos voyages d’affaires est de prévoir certaines dépenses. En effet, lors de tout voyage professionnel, il y a des dépenses que l’on ne manquera pas de faire. L’objectif est donc de les recenser et de les anticiper.

Il s’agit entre autres de l’achat du billet d’avion ou de train et des dépenses relatives à l’hébergement. Pour une meilleure gestion donc, votre entreprise peut, par exemple, prendre sur elle d’acquérir les billets et de faire la réservation d’un hébergement pour les collaborateurs en déplacement.

En le faisant par le truchement d’un site spécialisé, votre entreprise a de fortes chances de bénéficier des meilleurs tarifs disponibles. Aussi, si les voyages professionnels sont courants dans l’entreprise, vous pouvez entreprendre des partenaires tels que les agences de voyages ou des chaînes d’hôtels afin que ces derniers vous proposent des tarifs préférentiels.

Ces diverses actions vous permettront, d’une part, de résoudre une bonne partie de l’épineuse question de la conversion de devises pour les frais professionnels. D’autre part, elles vous permettront de profiter d’offres attractives avec un rapport qualité — prix imbattable.

Exhorter vos collaborateurs à tenir leur comptabilité au quotidien

Pour un meilleur suivi de la conversion de devises pour les frais professionnels, vous devez exhorter vos collaborateurs à une tenue rigoureuse et quotidienne de leur comptabilité lors de leur déplacement à l’étranger.

En effet, ces derniers se perdent très vite dans la pléthore des factures reçues, toutes élaborées en langue étrangère. D’ailleurs, entre le moment qui sépare le voyage professionnel et leur retour dans l’entreprise, ceux-ci ont tôt fait d’oublier le motif même de ces dépenses. C’est donc pour toutes ces raisons qu’il est vital pour eux de se plier à cette discipline. C’est une précaution nécessaire pour une bonne gestion de la conversion de devise pour les frais professionnels.

Utiliser astucieusement les devises étrangères

Souvent, les achats en devises étrangères génèrent des frais bancaires énormes. Dans un but de gestion optimal de la conversion de devises pour les frais professionnels, il est indispensable d’empêcher vos collaborateurs d’user de votre propre trésorerie pour faire les achats.

À cet effet, il est indiqué de recourir au retrait d’argent en liquide ou au changement de devises. Pour votre gouverne, retenez que le taux applicable pour le change pour cette opération sera le même pour le remboursement de vos collaborateurs. En respectant l’une ou l’autre de ces actions préventives, vous vous épargnerez des surprises désagréables liés aux frais bancaires à l’étranger.

Faire des économies sur la TVA

Peu d’entreprises le savent, mais retenez qu’il existe une possibilité pour toute entreprise de récupérer la TVA sur les frais liés aux voyages d’affaires (plus de détails sur Lecapital.fr)

Selon que le déplacement est fait à l’intérieur de l’Union européenne ou à l’extérieur de l’Union européenne, les règles régissant la récupération de la TVA varient.

·        À l’extérieur de l’union : il s’agit d’une TVA extra communautaire. Chaque pays est libre de fixer sa législation. En conséquence, les règles sont éparses.

·        Dans l’union : il s’agit d’une TVA intracommunautaire. Ici, il est appliqué le taux de la TVA du pays où la transaction est réalisée.

Ainsi, hormis les économies réalisées grâce à l’anticipation des dépenses, vous en faites également à ce niveau. Tout ceci démontre à suffisance qu’une bonne gestion de la conversion de devises pour les frais professionnels peut réduire largement votre budget habituel dédié au voyage professionnel.

Veiller à ne pas faire des déclarations fiscales inexactes

L’inexactitude, dont il est question ici, peut être voulue ou complètement involontaire. Dans les deux cas, cela importe peu pour l’administration fiscale. En réalité, dans un pays étranger surtout si la langue utilisée est très peu pratiquée, il est très banal de hausser une note ou un taux de change.

Or, lorsque le comptable ou le DAF ne maitrise pas la langue dont il s’agit, il ne peut vérifier régulièrement les factures reçues. Pour pallier cette difficulté, construisez un référentiel comparatif des dépenses effectuées dans chaque pays.

Ce référentiel servira pour des comparaisons avec d’autres notes similaires fournies par d’autres collaborateurs dans le même pays. Cette stratégie est l’une des plus éprouvées pour une gestion réussie de la conversion de devises pour les frais professionnels.

Rembourser les collaborateurs

Le Remboursement des collaborateurs est la dernière phase du processus de gestion de la conversion de devises pour les frais professionnels à l’étranger. Pour cela, il existe plusieurs formules. Vous pouvez opter soit pour un remboursement au réel, une allocation forfaitaire ou encore pour une combinaison de ces différents modes.

Le remboursement au réel

Ici, le collaborateur préfinance les frais et produit des reçus justificatifs pour chacune des dépenses effectuées. Le remboursement est fait au prorata de la somme qu’il aura déboursée. Afin d’éviter des dépenses superfétatoires ou d’agréments, il est important de fixer a priori une limite à propos des dépenses.

L’allocation forfaitaire

Elle est une bourse dédiée aux voyages professionnels. Elle prend en compte les indemnités journalières des frais de repos et d’hébergement. Elle doit s’adosser sur un barème fixé pour le pays en question.

La combinaison des deux précédents modes de remboursement

Si cette option vous intéresse, vous pouvez prévoir une allocation forfaitaire pour les déplacements et l’hébergement, et rembourser au réel les dépenses supplémentaires faites à l’étranger. 

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